Nachhaltige Events organisieren: Leitfaden für Firmenveranstaltungen
Firmenveranstaltungen verbrauchen Ressourcen, verursachen Reiseverkehr und produzieren Abfall. Immer mehr Unternehmen wollen deshalb nachhaltige Events organisieren, die Umweltbelange von Anfang an mitdenken. Dieser Leitfaden richtet sich an Organisatorinnen und Organisatoren von Firmenevents und Tagungen – nicht an Festivals oder öffentliche Grossveranstaltungen.
Der folgende Leitfaden zeigt, worauf es bei der Planung ankommt – von der Location bis zur Erfolgsmessung. Als Tagungshotel in Olten begleiten wir Sie gerne bei der praktischen Umsetzung.
Warum nachhaltige Veranstaltungen heute unverzichtbar sind
Unternehmen stehen zunehmend in der Verantwortung, ihre Veranstaltungen umweltbewusst zu gestalten. Mitarbeitende und Kundschaft fragen gezielt nach Green Meetings und erwarten eine nachvollziehbare CO2-Bilanz Event.
Auch regulatorischer Druck nimmt zu: Berichterstattungspflichten und interne Nachhaltigkeitsziele verlangen nach einer klimaneutralen Veranstaltung als festem Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Wer heute Firmenevents plant, kommt am Thema Nachhaltigkeit kaum mehr vorbei.
Die richtige Location wählen: Worauf es ankommt
Die Wahl des Veranstaltungsorts entscheidet massgeblich über die Umweltbilanz eines Events. Wichtige Kriterien sind eine gute Erreichbarkeit mit öffentlichem Verkehr sowie ein durchdachtes Verpflegungskonzept vor Ort.
Wer eine nachhaltige Tagung im Hotel organisieren möchte, profitiert von kurzen Wegen zwischen Anreise, Übernachtung und Veranstaltungsraum. Das Hotel Arte liegt in unmittelbarer Nähe zum Bahnhof Olten, einem der zentralen Verkehrsknotenpunkte der Schweiz.
Passende Räume für jede Gruppengrösse
Für Firmenevents stehen 12 Seminar- und Kongressräume mit rund 1000 m² Kongressfläche zur Verfügung. Für grössere Formate lassen sich Räume kombinieren, insgesamt sind Veranstaltungen für 500 und mehr Personen möglich.
Details zu allen Raumkapazitäten finden Sie unter die passenden Räumlichkeiten für Ihre nachhaltige Tagung.
Catering & Verpflegung nachhaltig gestalten
Die Verpflegung während einer Veranstaltung ist einer der Hebel mit dem grössten Wirkungsgrad für die Nachhaltigkeit einer Tagung. Regionale und saisonale Menüs reduzieren Transportwege, während eine bedarfsgerechte Planung Foodwaste verringert.
Im Restaurant PURE wird mediterrane Küche mit frischen Zutaten angeboten, 365 Tage im Jahr. Mehr zu unseren Verpflegungskonzepten für Tagungen erfahren Sie unter regionale Verpflegungskonzepte für Tagungen.
Digitale Technik statt Papier: Tagungsunterlagen nachhaltig gestalten
Papierlose Konzepte gehören zu den einfachsten Massnahmen bei der Planung nachhaltiger Firmenevents. Digitale Tagungsunterlagen, Präsentationen und Signage sparen Ressourcen und lassen sich unkompliziert umsetzen.
Zusätzlich ermöglichen Hybrid-Formate mit Livestream und Webinar-Funktion, dass Teilnehmende nicht anreisen müssen. Das reduziert den Reiseverkehr spürbar. Die technische Ausstattung dafür finden Sie unter moderne technische Ausstattung für papierlose Tagungen.
Was kostet eine nachhaltige Veranstaltung?
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass nachhaltige Events organisieren automatisch teurer ist als eine klassische Veranstaltung. Das muss nicht der Fall sein: Regionale Verpflegung, digitale Unterlagen und eine gute ÖV-Anbindung sparen häufig sogar Kosten ein, etwa bei Druck- und Versandmaterial.
Eine transparente Übersicht zu den verfügbaren Angeboten für Tagungen und Seminare finden Sie unter unsere Tagungspauschalen im Überblick. So lässt sich Nachhaltigkeit von Beginn an in die Budgetplanung einbeziehen.
Checkliste: In 8 Schritten zur nachhaltigen Firmenveranstaltung
Die folgende Checkliste fasst die wichtigsten Schritte für nachhaltige Firmenevents zusammen:
- Location mit guter ÖV-Anbindung auswählen
- Anreisemöglichkeiten für Teilnehmende kommunizieren
- Regionale und saisonale Verpflegung planen
- Foodwaste durch realistische Teilnehmerzahlen reduzieren
- Digitale statt gedruckte Tagungsunterlagen einsetzen
- Hybrid-Optionen für Teilnehmende ohne Anreise prüfen
- Nachhaltige Give-aways oder gänzlich darauf verzichten
- Abfallmanagement und Recycling vor Ort organisieren
Nachhaltigkeit messen und nachweisen (CO2-Bilanz)
Um den Erfolg nachhaltiger Massnahmen sichtbar zu machen, lohnt sich die Erfassung einer CO2-Bilanz Event. Dazu gehören Angaben zu Anreise, Energieverbrauch und Verpflegung während der Veranstaltung.
Solche Kennzahlen lassen sich intern dokumentieren und für die Unternehmenskommunikation oder Nachhaltigkeitsberichte nutzen. Eine transparente Nachweisführung schafft Vertrauen bei Mitarbeitenden und Kundschaft.
Hotel Arte als Partner für die praktische Umsetzung
Nachhaltige Events organisieren gelingt am besten mit einem erfahrenen Kongress-Team an Ihrer Seite. Im Hotel Arte in Olten stehen Ihnen 12 Seminar- und Kongressräume sowie ein Restaurant mit regionalem Bezug zur Verfügung.
Gerne unterstützt Sie unser Team bei der Planung Ihrer nachhaltigen Tagung – von der Raumwahl bis zur Verpflegung. Ihre nachhaltige Tagung unverbindlich anfragen und innert 24h eine massgeschneiderte Offerte erhalten.
Frage: Wie kann ich eine Firmenveranstaltung nachhaltig organisieren?
Antwort: Beginnen Sie mit der Wahl einer gut erreichbaren Location, planen Sie regionale Verpflegung und setzen Sie auf digitale statt gedruckte Unterlagen. Die Checkliste in diesem Leitfaden fasst acht konkrete Schritte zusammen, von der Anreiseplanung bis zum Abfallmanagement. Ein erfahrenes Kongress-Team unterstützt Sie zusätzlich bei der praktischen Umsetzung vor Ort.
Frage: Welche Massnahmen tragen am meisten zur Nachhaltigkeit einer Tagung bei?
Antworten: Besonders wirksam sind regionale und saisonale Verpflegungskonzepte, papierlose Tagungsunterlagen sowie eine gute Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Auch Hybrid-Formate mit Livestream reduzieren den Reiseverkehr spürbar, da nicht alle Teilnehmenden anreisen müssen. Diese Kombination senkt den Ressourcenverbrauch einer Veranstaltung deutlich.
Frage: Wie kann ich die Nachhaltigkeit meiner Veranstaltung messen oder nachweisen?
Antwort: Eine CO2-Bilanz Event erfasst typischerweise Anreise, Energieverbrauch und Verpflegung während der Veranstaltung. Diese Kennzahlen lassen sich dokumentieren und für interne Nachhaltigkeitsberichte oder die Unternehmenskommunikation nutzen. So schaffen Sie eine nachvollziehbare Grundlage, um den Fortschritt Ihrer Massnahmen über mehrere Veranstaltungen hinweg zu vergleichen.
Fragen: Was kostet die Organisation eines nachhaltigen Events im Vergleich zu einer klassischen Veranstaltung?
Antwort: Nachhaltige Events organisieren muss nicht teurer sein. Digitale Unterlagen sparen Druck- und Versandkosten, regionale Verpflegung reduziert Transportaufwand, und eine realistische Teilnehmerplanung senkt Foodwaste. Eine transparente Übersicht zu verfügbaren Tagungsangeboten finden Sie auf der Pauschalen-Seite des Hotel Arte, sodass sich Nachhaltigkeit direkt in die Budgetplanung einbeziehen lässt.
Fragen: Welche Kriterien machen eine Location zu einem nachhaltigen Veranstaltungsort?
Antwort: Wichtige Kriterien sind eine gute Erreichbarkeit mit öffentlichem Verkehr, ein durchdachtes Verpflegungskonzept sowie kurze Wege zwischen Anreise, Übernachtung und Veranstaltungsraum. Eine zentrale Lage nahe eines Bahnhofs reduziert zusätzlich den Reiseaufwand für Teilnehmende und damit den ökologischen Fussabdruck der gesamten Veranstaltung.